Comment créer un plan de formation pour son équipe ?

Créer un plan de formation pour son équipe revient à bâtir une feuille de route claire : identifier les compétences à développer, les hiérarchiser, y associer un budget et un calendrier, puis mesurer les résultats. En pratique, cela tient en cinq étapes : recueillir les besoins, prioriser, chiffrer, planifier et suivre. Dans une TPE ou une PME, pas besoin d’un service RH étoffé pour y arriver. Il suffit d’une méthode structurée et d’un peu de rigueur. Voici comment procéder concrètement.

Qu’est-ce qu’un plan de formation, et à quoi sert-il ?

Le plan de formation, désormais appelé plan de développement des compétences depuis 2019, rassemble l’ensemble des actions de formation prévues sur une période donnée, le plus souvent l’année. Ce n’est pas une simple liste de stages : c’est un outil de pilotage qui relie les besoins réels de votre entreprise aux compétences de vos collaborateurs.

Son intérêt est double. D’un côté, il aligne la montée en compétences sur votre stratégie : nouveaux outils, évolution des métiers, exigences clients. De l’autre, il soutient l’engagement de vos équipes, car un salarié qui progresse reste plus motivé et plus fidèle. Un plan bien construit évite aussi de disperser le budget dans des formations qui ne servent à rien.

Comment recueillir les besoins en formation ?

Tout part de là. Un bon plan de formation repose sur un diagnostic des écarts entre les compétences actuelles de votre équipe et celles dont vous aurez besoin demain. Sautez cette étape et vous financerez des formations au hasard.

Pour recenser ces besoins, croisez plusieurs sources :

• Les entretiens individuels : l’entretien professionnel, obligatoire tous les deux ans, est le moment idéal pour recueillir les souhaits et les difficultés de chacun.
• Le regard des managers : ils voient au quotidien les lacunes à combler et les évolutions à accompagner sur le terrain.
• Votre stratégie : un nouveau logiciel, un marché à conquérir ou une norme à respecter génèrent des besoins précis.
• Les obligations réglementaires : certaines formations sont imposées, comme la sécurité ou des habilitations métier.

Distinguez bien les besoins collectifs, qui concernent une équipe entière, des besoins individuels, liés au poste ou au projet d’un salarié. Cette distinction guidera vos arbitrages.

Comment prioriser les actions de formation ?

Une fois les besoins listés, vous en aurez sûrement plus que votre budget ne le permet. La priorisation devient donc l’étape décisive. Classez chaque action selon deux critères simples : son urgence et son impact sur l’activité.

Une formation obligatoire ou directement liée à un projet en cours passe en tête. Une montée en compétences confortable mais sans échéance peut attendre l’année suivante. Pour trancher, posez-vous trois questions à chaque fois : cette formation répond-elle à un besoin réel ? Sert-elle la stratégie de l’entreprise ? Que se passe-t-il si on ne la fait pas cette année ?

Identifiez aussi les publics cibles. Une action peut viser toute l’entreprise, une équipe précise comme le service commercial ou un seul collaborateur en évolution de poste. Cibler juste évite de payer des places inutiles.

Comment budgéter le plan de formation ?

Le budget est le nerf de la guerre. En micro-entreprise ou en PME, la charge de la formation incombe à l’employeur, mais des dispositifs mutualisés peuvent alléger la note. Chiffrez d’abord chaque action sans oublier les coûts indirects, souvent négligés.

Poste de dépense	Ce qu’il faut intégrer
Coût pédagogique	Prix de la formation, de l’organisme ou du formateur interne
Frais annexes	Déplacement, hébergement, repas, location de salle
Temps de travail	Heures pendant lesquelles le salarié est formé et non productif
Outils et supports	Licences e-learning, matériel, documentation

Comparez ensuite les modalités : le présentiel reste efficace pour les sujets complexes, tandis que le e-learning réduit fortement les frais annexes. Le format hybride ou blended learning combine souvent le meilleur des deux. Négociez les tarifs de groupe et renseignez-vous auprès de votre opérateur de compétences (OPCO) sur les prises en charge possibles.

Comment planifier et déployer le plan sur l’année ?

Un plan de formation se déroule en général sur une année complète. Traduisez vos priorités dans un calendrier réaliste qui tient compte de vos pics d’activité et des congés. Rien ne sert de programmer une session en pleine haute saison si personne ne peut s’y rendre.

Formalisez le tout dans un tableau de mise en œuvre reprenant, pour chaque action : l’intitulé, les personnes concernées, l’objectif visé, la date, la durée, le coût et le prestataire. Ce document devient votre outil de pilotage tout au long de l’année.

Pensez enfin à communiquer la démarche auprès de vos équipes. Vos collaborateurs sont les premiers acteurs du plan : ils doivent en comprendre le sens et y adhérer. Un plan imposé sans explication produit rarement de bons résultats.

Comment suivre et évaluer les résultats ?

Un plan de formation ne s’arrête pas à la dernière session. Le suivi conditionne son efficacité et justifie l’investissement. Prévoyez des indicateurs simples dès le départ : taux de participation, satisfaction des stagiaires, mais surtout compétences réellement acquises et appliquées sur le poste.

Un mois ou deux après chaque formation, faites le point avec le collaborateur et son manager : ce qui a été appris est-il utilisé au quotidien ? Restez également adaptable en cours d’année. Un imprévu, une urgence ou un départ peuvent bousculer vos plans, et ce n’est pas grave. Ajustez plutôt que de vous crisper sur le programme initial.

En fin d’année, dressez un bilan honnête. Il alimentera directement le plan suivant et rendra chaque édition plus pertinente que la précédente.

Les erreurs à éviter

• Partir des formations disponibles plutôt que des besoins réels : le catalogue ne doit jamais précéder le diagnostic.
• Oublier le temps de travail dans le budget, ce qui fausse totalement le coût réel.
• Négliger le suivi : sans évaluation, impossible de savoir si l’argent a été bien dépensé.
• Ignorer les managers, qui connaissent mieux que quiconque les besoins de terrain.
• Viser trop large : mieux vaut trois actions bien menées que dix mal financées.

Questions fréquentes sur le plan de formation

Un plan de formation est-il obligatoire en TPE-PME ?

Le document formalisé n’est pas imposé aux petites structures, mais l’employeur a l’obligation d’assurer l’adaptation de ses salariés à leur poste et le maintien de leur employabilité. Un plan écrit reste donc vivement conseillé, y compris à quelques salariés, car il structure cette obligation et sécurise vos choix.

Sur quelle durée bâtir un plan de formation ?

La période de référence est l’année. Beaucoup d’entreprises calent leur plan sur l’année civile, d’autres sur l’année scolaire. L’important est de garder un horizon annuel tout en conservant une vision pluriannuelle des compétences à développer.

Comment financer les formations de son équipe ?

Rapprochez-vous de votre OPCO, qui peut prendre en charge tout ou partie des coûts selon votre secteur et la taille de votre entreprise. Le compte personnel de formation (CPF) de vos salariés peut aussi compléter le financement pour certaines actions.

Qui doit construire le plan de formation ?

Dans une petite structure, c’est souvent le dirigeant, épaulé par les responsables d’équipe. La réussite repose sur une co-construction : le dirigeant fixe le cap et le budget, les managers remontent les besoins, les collaborateurs expriment leurs attentes.